Mamy na głowie tyle spraw, że można się pogubić. W dodatku, niektórzy z nas mają problemy z prokrastynacją, czyli z odkładaniem wykonania zadań na później. W skrajnych wypadkach, prokrastynacja doprowadza do niewywiązywania się z powierzonych obowiązków.
Mechanizm prokrastynacji
Prawdziwą przyczyną odkładania na później jest ukryty lęk, że nie poradzimy sobie z zadaniem, że jest ono zbyt przytłaczające. Aby uniknąć porażki, nasz mózg oszukuje nas, podpowiadając: zrobimy to potem. W ten sposób nie musimy radzić sobie z trudnym zadaniem, a jednocześnie otrzymujemy zastrzyk dobrego samopoczucia, bo przecież obiecaliśmy sobie, że zadanie zostanie wykonane.
To tak, jakby już zostało zrobione, prawda? Z czasem liczba obowiązków, które odłożyliśmy na później, staje się coraz większa, a to sprawia, że wydają się one jeszcze straszniejsze, więc tym bardziej je odkładamy… Dlatego prokrastynacja to samonapędzający się mechanizm.
Istnieją różne sposoby na to, żeby poradzić sobie z prokrastynacją. Przede wszystkim, ponieważ źródłem prokrastynacji jest lęk przed porażką, zadanie należy podzielić na mniejsze, mniej wymagające “porcje”. W ten sposób uzyskamy zbiór niewielkich zadań, z których żadne nie będzie się już wydawać wyzwaniem. Podejmując pracę, postarajmy się odciąć od drobniejszych spraw, które będą nas rozpraszać, to znaczy wylogujmy się z mediów społecznościowych. Możemy skorzystać z różnych metod wspomagających produktywność.
Metody i systemy
Skutecznym sposobem na produktywność jest tzw. “technika pomodoro”. Polega ona na tym, że czas, który zamierzamy przeznaczyć na pracę, dzielimy na 25-minutowe odcinki. Pomiędzy tymi odcinkami robimy przerwę, którą przeznaczamy na odpoczynek i chwilowe odwrócenie uwagi od pracy. Nazwa pochodzi od minutnika w kształcie pomidora, którego używał twórca tej metody.
Jedną ze znanych metod, które ułatwiają pracę, jest tablica kanban. Można skorzystać z tablicy w postaci aplikacji internetowej lub utworzyć fizyczną tablicę z użyciem samoprzylepnych karteczek. Na takiej tablicy wyróżniamy przynajmniej trzy kolumny: do zrobienia, w trakcie, zrobione. ‘Na samoprzylepnych fiszkach umieszczamy najmniejsze zadania, z których składa się nasz duży projekt. W zależności od tego, na jakim etapie jest dane zadanie, przekładamy fiszkę do odpowiedniej kolumny. Pozwala to zorientować się, jak nam idzie, ile jeszcze mamy do zrobienia i na czym należy skupić się teraz.
Należy przy tym pamiętać o jednym. Wszelkiego rodzaju metody, aplikacje, systemy i strategie będą skuteczne tylko pod warunkiem, że będziemy aktywnie ich używać, to znaczy: faktycznie podejmiemy działanie. Lenistwo może uczynić każdy “system” bezużytecznym.
Planowanie – wróg czy przyjaciel?
Planowanie mogłoby się wydawać sprzymierzeńcem w zarządzaniu czasem. Trudność związana z planowaniem polega jednak na tym, że możemy w nim utknąć. Planujemy i planujemy, sporządzamy niezliczone tabele i strategie, ale nie podnosimy się z krzesła, kiedy rzeczywiście przychodzi pora na działanie.
Ostatecznie, przyczyną takiego stanu rzeczy może być brak wewnętrznej zgody na to, że w życiu obecny jest dyskomfort i że wysiłku nie da się uniknąć. Planowanie bywa swego rodzaju oszustwem, polegającym na odkładaniu w nieskończoność konfrontacji z dyskomfortem życia.
Kiedyś trzeba przestać planować i zacząć działać. Prawdą jest, że “działanie napędza działanie”, a najtrudniej jest zacząć. Wykonanie nawet niewielkiej części naszych obowiązków mobilizuje nas do dalszej pracy i buduje tzw. “momentum”. To oznacza, że najbardziej przerażające wyzwanie wydaje się takie tylko dopóki nie zaczniemy. Kiedy już zrobimy pierwszy krok, radzenie sobie z nim wcale nie jest takie straszne, prawda?